?Wir kommunizieren auf Augenh?he und pflegen ein wertsch?tzendes und faires Miteinander.“ Diese Formulierung aus dem Leitbild der bet36体育在线_bet36体育投注￥官网 gilt auch im E-Mail-Verkehr. Nicht erst seit der Corona-Pandemie sind E-Mails das Kommunikationsmittel Nr. 1 für Studierende und Mitarbeitende im ?HoMe-Office“. Damit der Informationsaustausch m?glichst reibungslos gelingt, k?nnen Angeh?rige der bet36体育在线_bet36体育投注￥官网 sich jetzt an einheitlichen Empfehlungen für die E-Mail-Kommunikation orientieren.
?Mit den neuen Empfehlungen setzen wir uns für eine Kommunikationskultur ein, die auf gegenseitigem Vertrauen und Wertsch?tzung basiert“, erkl?rt Christian Z?llner, Leiter der zentralen Einrichtung HMK. ?E-Mails sind dafür da, Informationen auszutauschen und sich gegenseitig zu unterstützen – und nicht dafür, in gro?er Runde Konflikte zu kl?ren.“
Dr. Gabi Meister, Leiterin des International Office / Language Centre, begrü?t die neue Ma?nahme: ?Beim Verfassen von E-Mails sollten wir bedenken, dass wir eine Vorbildfunktion erfüllen. Das gilt insbesondere in Bezug auf internationale Studierende, die mit unseren Gepflogenheiten nicht vertraut sind.“
Katja Labow, stellvertretende Gleichstellungsbeauftragte der Verwaltung, empfiehlt, trotzdem ?fter zum Telefonh?rer zu greifen: ?E-Mails sind ein wichtiges und in vielen F?llen ein sehr vorteilhaftes Kommunikationsmedium. Sie ersetzen aber nie das pers?nliche Gespr?ch, welches im Arbeitskontext eine vertrauensvolle und gelingende Zusammenarbeit und damit beste Erfolge erm?glicht.“
Empfehlungen für E-Mail-Kommunikation
Bitte beachten Sie beim Verfassen von E-Mails deshalb folgende Empfehlungen:
1. Das Kommunikationsmittel: Setzen Sie E-Mails bewusst ein.
Die Kommunikation via E-Mail bietet viele Vorteile. Wenn Sie jemanden schnell erreichen m?chten oder ein sensibles Thema ansprechen wollen, sind E-Mails mitunter nicht das Mittel der Wahl. Zudem besteht immer die Gefahr, dass E-Mails im Spam-Ordner landen oder übersehen werden. Greifen Sie deshalb im Zweifelsfall lieber zum Telefon.
2. Die Motivation: Nutzen Sie E-Mails, um Informationen zu teilen.
E-Mails sind dazu da Informationen zu teilen, Absprachen zu treffen und sich gegenseitig zu unterstützen. Sie dienen nicht dazu, andere Hochschulangeh?rige zu kontrollieren oder vorzuführen. Sie sind auch nicht dafür gedacht, sich bei m?glichen Meinungsverschiedenheiten abzusichern oder Konflikte in gro?er Runde zu kl?ren. Wer E-Mails auf diese Weise nutzt, schadet dem Kommunikationsklima an der bet36体育在线_bet36体育投注￥官网.
3. Die Absender*innen: Nutzen Sie Ihre offizielle Hochschul-E-Mailadresse.
Für Mitarbeitende der bet36体育在线_bet36体育投注￥官网 ist die Nutzung ihrer Hochschul-E-Mailadresse selbstverst?ndlich. Einige Studierende verwenden bei der Kommunikation mit anderen Hochschulangeh?rigen jedoch private E-Mail-Adressen. Das kann zu Problemen führen, z. B. wenn Nachrichten nicht eindeutig Personen zugeordnet werden k?nnen oder schlicht im Spam landen. Deshalb nutzen Sie bitte Ihren offiziellen E-Mail-Account der bet36体育在线_bet36体育投注￥官网. So bleiben Sie auch über Neuigkeiten von der Hochschulleitung und interessante bet36体育在线_bet36体育投注￥官网 immer auf dem Laufenden.
4. Die Adressat*innen: Beziehen Sie alle Ansprechpartner*innen direkt ein.
?berlegen Sie bitte genau, wer Ihre Information tats?chlich ben?tigt. Diejenigen Personen tragen Sie im Feld ?An:“ direkt ein. Nutzen Sie die ?CC:“-Funktion nur dann, wenn es tats?chlich n?tig ist, um weitere Adressat*innen über wichtige Themen, Prozesse und Entscheidungen auf dem Laufenden zu halten. Gleiches gilt für die Nutzung von E-Mail-Verteilern. Bitte reflektieren Sie vor dem Absenden Ihrer E-Mail über Verteiler selbstkritisch, ob gr??ere Zielgruppen Ihre Information tats?chlich ben?tigen und welcher E-Mail-Verteiler ggf. der geeignete ist.
5. Das Thema: Bringen Sie Ihr Anliegen auf den Punkt.
Die Betreffzeile sollte das Thema Ihrer E-Mail und Ihr Anliegen anschaulich zusammenfassen. Mit einer aussagekr?ftigen Formulierung k?nnen Ihre Adressaten auf den ersten Blick bereits eine Einordnung dazu treffen, wie relevant der Inhalt Ihrer E-Mail für sie ist. Zudem f?llt es sp?ter leichter, die E-Mail im Postfach wieder aufzufinden. Wenn Sie Ihre Adressat*innen zu mehreren komplexen Anliegen informieren m?chten, kann es sinnvoll sein, eine thematische Aufteilung zu treffen und mehrere E-Mails zu schreiben.
6. Die Anrede: Achten Sie auf Freundlichkeit und H?flichkeit.
Eine Hochschule, viele Perspektiven. W?hrend einige Lehrt?tige an der bet36体育在线_bet36体育投注￥官网 sich von ihren Studierenden gern mit ?Du“ ansprechen lassen, legen andere Wert auf ein ?Sie“ und die Nennung aller Titel. Auch bei unseren Studierenden gehen die Haltungen zum Thema Ansprache mit ?Du“ oder ?Sie“ auseinander. Ebenso unterschiedlich sind die Meinungen zur Begrü?ung mit ?Hallo“ ?Liebe*r“ oder ?Sehr geehrte*r“. Deshalb gilt: Wer sich um eine m?glichst h?fliche Formulierung bemüht, ist auf der sicheren Seite. Wenn Sie Ihr Gegenüber besser kennen, darf es sp?ter auch informeller sein. Dass die Anrede gendersensibel erfolgt, versteht sich von selbst.
7. Der Inhalt: Formulieren Sie Ihr Anliegen kurz und übersichtlich.
Leerzeilen und Bullet Points helfen Ihnen, den Text zu strukturieren. Mit einer kurzen, übersichtlichen Darstellung erh?hen Sie die Chance, dass Ihr Gegenüber schnell erfasst, worum es Ihnen geht und direkt antwortet. Zus?tzliche Informationen k?nnen Sie über den Anhang oder Links verschicken.
8. Die Sprache: Formulieren Sie Ihre Informationen verst?ndlich und diskriminierungsfrei.
Bitte reflektieren Sie Ihre Wortwahl genau. Vermeiden Sie Fachbegriffe, die Ihr Gegenüber nicht kennt und nutzen Sie im Zweifelsfall Umschreibungen. W?hlen Sie einen freundlichen Tonfall und achten Sie darauf, niemanden zu verletzen. Bedenken Sie bitte, dass schriftliche Kommunikation im Vergleich zur mündlichen mehr Spielraum für Interpretationen l?sst. Vermeiden Sie klischeebehaftete, diskriminierende oder sarkastische Formulierungen.
9. Die Antwort: Zeigen Sie, dass Sie für Ihr Gegenüber erreichbar sind.
Niemand kann immer erreichbar sein. Und nicht auf jede E-Mail ist eine Antwort tats?chlich n?tig. Im Normalfall sollten Sie dennoch versuchen, innerhalb von drei Tagen eine erste Rückmeldung zu geben. Selbst wenn Bearbeitungsprozesse l?nger dauern, zeigen Sie Ihrem Gegenüber auf diesem Wege, dass die Information angekommen ist. Sie haben eine E-Mail übersehen oder vergessen, sich zurückzumelden? Das passiert den Besten! Greifen Sie einfach zum Telefon, entschuldigen Sie sich freundlich und kl?ren Sie die Fragen direkt. Falls Sie l?nger nicht erreichbar sind, vergessen Sie bitte nicht, Ihre Kolleg*innen zu informieren und eine Abwesenheitsnotiz einzurichten.